Все пишут про то, как пресс-релизы писать. Но просто написать пресс-релиз — это только начало! Дмитрий Смиркин решил разбить процесс работы с пресс-релизом на этапы и для каждого из них вывел свои правила.

Подготовка

1. Найдите что-нибудь действительно претендующее на новость. Релиз без новости – СПАМ.

2. Сегментируйте базу СМИ на категории: федеральные, региональные, печатные, электронные, бизнес, развлекательные издания, общественно-поли тические издания, ИТ, культура, новостные порталы, радио, телевидение, и др.

3. Найдите спикеров по теме вашего релиза, полномочных давать комментарии и ответы на дополнительные вопросы прессы.

5. Сделайте узнаваемый шаблон пресс-релиза и обязательно укажите свои актуальные контактные данные.

Пишем текст

6. Короче. Чем короче релиз, тем больше шансов у него быть прочитанным.

7. Конкретно. Заголовок и ЛИД должны отражать суть вашего сообщения. Самые важные предложения — первые. На них нужно тратить столько же времени, сколько на весь остальной релиз. Они должны заставить занятого циника прочесть весь текст.

8. Интересно. Расскажите историю. Люди не пересказывают друг другу пресс-релизы во время обеда. Они рассказывают истории.

9. Факты и цифры. Используйте аргументы. Любая история без цифр и фактов – ноль.

10. Цитаты. Короткие уместные цитаты. Цитаты топ-менеджеров длиной в целый абзац — зло! Цитата из нескольких слов, действительно имеющих отношение к теме – вот что ждет журналист и вряд ли будет ее кастрировать.

Режем. Правим. Проверяем.

11. Дайте вашему релизу «отлежаться». Прочтите его на следующий день или дайте прочесть другому человеку.

12. Убирайте все, что вызывает вопросы и требует дополнительных объяснений.

13. Используйте программу проверки орфографии. Опечатки встречаются часто. Главред и MS Word в помощь.

14. Убирайте «слова-чемоданы» , без которых ваш текст не теряет смысла. Например, «вследствие чего», «таким образом», «тем не менее».

15. Корректируйте сложно читаемые предложения с деепричастными и причастными оборотами.
Проверьте фактуру и цифры. Часто путаница возникает в цифрах роста, прироста и процентных пунктах.

Отправляем

16. Сделайте выжимку релиза для «тела письма». Большинство релизов рассылается в форматах MS Word или pdf. Многие журналисты не открывают файлы. Сделайте краткий бриф из релиза для вставки в «тело письма». Это повысит вероятность прочтения.

17. Тема письма также важна, как и заголовок и лид релиза. Формулируйте тему, как можно короче. В противном случае релиз может автоматически угодить в спам, т.к. почтовые фильтры ограничивают прохождение длинных заголовков.

18. Письмо с персональным обращением в теле письма повышает шанс на прочтение релиза.

19. Не ставьте флажок «важное сообщение». Это может быть важным для вас. Журналист получает сотни релизов. Для него они не так важны.

20. Не звоните через 10 минут после отправки с расспросами «Когда же ждать публикации?». Единственный настоящий повод для звонка — если можете добавить что-либо ценное, или предложить эксклюзивное интервью.

Благодарим

21. Скажите «спасибо». Если кто-то использовал ваш релиз, поблагодарите. Поверьте, реакция на такой звонок или письмо будет позитивнее, чем на вопрос «получали ли вы наш волшебный пресс-релиз».

Пресс-релиз представляет собой сообщение для прессы, содержащее определенные сведения. В частности, организация либо указывает новость о себе, излагает свою позицию по тому или другому вопросу. После составления сообщения должна следовать его публикация.

Общая информация

В сообщении, как правило, излагается официальная позиция организации в форме реакции на какой-либо информационный повод. Государственные органы управления выпускают иногда пресс-релизы в виде ответов на вопросы. Первое сообщение в истории было выпущено в 1906-м году, 30-го октября. Его автором был отец современного PR Айви Ли. Информация в нем была связана с трагедией, произошедшей на железной дороге в Пенсильвании. Определение, что такое пресс-релиз, становится более понятным при рассмотрении его целей. В первую очередь необходимо сказать, что это главный PR-документ в организации. Именно благодаря ему журналисты получают самую актуальную, важную и интересную информацию о событиях, произошедших в той или иной сфере. Однако пресс-релиз для СМИ не всегда может быть интересен. Журналисты обращают внимание на действительно важные, по их мнению, события. Те или иные происшествия могут быть далее распространены среди определенной целевой аудитории или широкой общественности.

Требования для материала

Чтобы сообщение было опубликовано, оно должно быть составлено по определенным принципам. В первую очередь, как уже было сказано выше, сведения должны быть действительно интересны - гарантированно без внимания останется неинформативный пресс-релиз. Как писать сообщение? Какие ключевые моменты следует осветить? Вот несколько рекомендаций от профессионалов:

1. Информация сообщения должна быть не только интересной, но и нужной для аудитории издания, в котором предполагается публикация.
2. Сведения должны быть актуальными и свежими.
3. Хорошо, если информацию можно будет связать с каким-нибудь общественно важным событием.
4. Положительно скажется также присутствие в сообщении слов и по освещаемому вопросу.

Чем больше пунктов соблюдается, тем больше вероятности того, что пресс-релиз напечатают. Если организация будет постоянно присылать неинформативные сведения, то о других сообщениях будет заочно составлено не очень положительное мнение.

Отличительные черты

Для лучшего понимания того, что такое пресс-релиз, следует рассмотреть его основные особенности. Некоторые начинающие рекламные менеджеры, а в ряде случаев и сами руководители предприятий считают прямую рекламу сегодня недостаточно эффективной. По их мнению, добиться большего результата можно размещением статьи о товаре или услуге в газете. Но, как правило, статья выходит очень рекламной, а в ряде случаев вообще не получается, поскольку на такой труд нет сил и времени. В этом случае лучше взяться за написание пресс-релизов. В отличие от рекламной статьи, для составления короткой заметки не потребуется много сил и времени. Таким образом, главной характеристикой пресс-релиза можно считать сжатость и конкретность подаваемой информации.

Задачи, которые ставит перед собой рекламная статья и короткое сообщение, также несколько отличаются. Итоговая цель для пресс-релиза заключается в создании и поддержании определенного в глазах общественности. Стиль написания также имеет свои особенности. Пресс-релиз, образец которого будет приведен ниже, составляется не в повествовательной, разговорной форме, а в "телеграфной", обезличенной. В истории известны примеры, когда сообщения были составлены в художественном, лирическом стиле, подходящем больше для сетевой литературы. Для написания пресс-релиза необходим Краткая заметка составляется относительно какого-то события, новости. Поэтому содержание связано, как правило, с конкретным временным отрезком.

Виды пресс-релизов

Анонс предусматривает освещение события, которое только должно произойти. Например, вовремя отправленный и опубликованный пресс-релиз выставки обеспечивает присутствие представителей прессы на мероприятии. В таком документе, кроме сути события, можно осветить кратко его предысторию. Это может еще больше заинтересовать журналистов. Если событие уже произошло, то говорят о пресс-релизе-новости. В этом сообщении, кроме основного содержания, можно добавлять мнения и комментарии заинтересованных сторон. Информационный пресс-релиз рассказывает о незавершенном, происходящем событии. В этом случае предполагается только отчет о новых поворотах дела, текущих изменениях, при том, что суть события или новости уже известна. В качестве примера можно привести пресс-релиз конкурса или соревнования.

Структура сообщения. Заголовок и первый абзац

Титул считается самой важной частью всего документа. Прочитав первые строки, журналист определяет, будет ли данная новость интересна его изданию или лучше ее выбросить. Поэтому заголовок необходимо сделать таким, чтобы можно было сразу заинтересовать любого читающего. Первый абзац называется лид. Он состоит из одного предложения, которое коротко излагает суть события, новости и т. д. Навык придумывания заголовков очень важен. Ведь что такое пресс-релиз? Это сообщение, которое должно заинтересовать с первых строк. А первой строкой является как раз заголовок. Лид или резюме - также очень важная часть, составляющая понятия пресс-релиз.

Как писать резюме?

В этой части документа в одном предложении автор сообщения должен ответить на такой вопрос: "Что я как автор сообщения хочу сказать?" Резюме конкретизирует название. В изданиях оно публикуется редко и, как правило, служит в технических целях и определяет тематику, к которой относится сообщение. Следует сказать, что работа по составлению резюме способствует лучшему пониманию смысла заметки. Если суть не получается выразить одной фразой, то лучше переделать пресс-релиз. Образец правильно составленной этой части документа приведен ниже. В качестве дополнительных вопросов можно использовать, например, такие: "Для кого составляется документ?", "Почему необходимо написать сообщение?".

В этой части документа важно указать основные сведения. При этом порядок должен быть следующим:

• кто участник события или происшествия;
• собственно сама новость или событие;
• место, где произошло или произойдет что-то;
• причины;
• как именно произошло или будет происходить событие.

Другими словами, следует придерживаться правила "что, когда, где, сколько и кому". По сути дела, ответы на эти вопросы составляют все содержание сообщения. Разумеется, необходимо правильно указать названия организаций, мероприятий, место и дату проведения, фамилии участников или заинтересованных лиц и прочее. Желательный объем основной части - около половины страницы листа А4. Приблизительно это полторы тысячи знаков. Однако в зависимости от темы объем сообщения может быть различным.

Контактные реквизиты

Эта часть очень важна для самого автора сообщения и той организации, от чьего имени он пишет. В первую очередь желательно указать мобильные контакты: адрес почты в Интернете и номер телефона. Необходимо также указание куда при необходимости можно будет обращаться для разъяснения, комментирования или с вопросами. Адрес сайта также следует указать. Такие сведения особенно важны, когда составляется, например, пресс-релиз банка. Сведения о самом предприятии - желательная, но не обязательная часть документа. Представляет она краткую информацию о том, чем занимается компания (сфера ее деятельности). Такие сведения помогут редакторам сообщения быстрее понять, с кем они имеют дело. При этом не следует злоупотреблять данной частью сообщения и пытаться поставить в нее различные рекламные тексты - это произведет не очень положительное впечатление. Вместе с этим организации не следует делать вид, что она настолько известна, что издательство должно знать все заранее.

Заключение

Пресс-релиз, образец которого приведен выше, составляется главным образом для публикации в разного рода изданиях. В этом случае может возникнуть вопрос: почему не распространить сообщение самостоятельно? Этот вариант, конечно, используют некоторые организации. Но большей эффективности можно добиться, доверив освещение того или иного события профессионалам. Пресс-релизы могут распространяться на или рассылаются посредством коммуникационных связей (по факсу, электронной почте). В целом сообщение должно быть не очень большим по объему и помещаться на двух страницах А4-го формата. Документ не должен содержать оценочные данные или сведения рекламного характера. Как правило, пресс-релиз освещает одно событие или одну новость. Кроме того, при составлении сообщения необходимо выяснить требования редакции, куда оно будет направлено. Готовый документ должен максимально им соответствовать.

Пример

Составляя заметку, не следует злоупотреблять рекламой предприятия. Ведь что такое пресс-релиз? Это сообщение, которое должно заинтересовать. Обилие рекламы в нем может сказаться на имидже организации не лучшим образом. В качестве удачного примера составления пресс-релиза можно привести заметки компании "Майкрософт". Ее пресс-релизы в заключительной части всегда содержат краткие сведения о фирме. Здесь же иногда указывается информация об услугах, товарах. К примеру, может проводиться какая-либо акция с определенным программным продуктом. В основной части релиза о нем упоминается вскользь, а в заключительной - как бы вне текста - напоминается коротко о том, что, собственно, собой представляет продукт. Если в сообщении упоминается несколько, например две-три, компаний, заключивших соглашение о взаимодействии, то желательно дать краткую информацию обо всех.

Деятельность любой компании невозможна без построения коммуникативных связей, для создания которых используются , пиар и пресс-релизы. Обсудим последний инструмент представления информации широкой общественности. Как написать грамотный пресс-релиз? Попробуем разобраться.

Что такое пресс-релиз?

Пресс-релиз представляет собой некий информационный документ, ориентированный на СМИ. Бумага рассылается журналистам с расчетом на то, что они заинтересуются освещенной темой и запустят в средства массой информации публикации, основанные на полученном пресс-релизе.

Многие не понимают разницу между пиаром и релизом, однако она существенна – последний не является стопроцентной рекламой, значит, решение о печати материалов (или их представлении на радио, телевидении и т.д.) принимает главный редактор издания.

Публикации исключительно коммерческого направления проходят через отдел рекламы – логично, что за них надо платить. В каких же случаях компании прибегают к составлению и распространению пресс-релиза? Для чего он нужен? На самом деле вариантов масса. Например:

• Старт работы новой организации;
• Открытие филиала, увеличение масштабов производства;
• Оповещение о произошедших серьезных кадровых изменениях;
• Освещение событий, которые произошли в отрасли либо стране;
• Уведомление о предстоящем корпоративном мероприятии;
• Информирование о полученных организацией наградах или иных достижениях;
• Сообщение о чрезвычайных и форс-мажорных происшествиях.

Если проанализировать представленные выше ситуации, то понятно – пресс-релиз не всегда имеет анонсирующий характер и пишется до какого-либо события, иногда это происходит постфактум, но тогда его называют информативным.

Например, после того как новая модель автомобиля сошла с конвейера и увидела свет, пишется пресс-релиз, содержащий данные о достоинствах транспортного средства и его характеристиках. Рассылается такая статья по разным изданиям (как печатным, так и электронным) в надежде на дальнейшую публикацию. Конечно, произойдет она лишь в том случае, если тема покажется редактору актуальной и интересующей читателей.

Обычно релизы создают, когда есть действительно стоящая причина обратиться к СМИ (тогда у компании появляются реальные шансы засветиться в прессе или на телевидении) или новость отличается нестандартностью, способной заинтересовать народные массы. В качестве примера с ноткой юмора можно вспомнить первоапрельскую акцию «Евросети», обещающую в релизе сотовый телефон тем, кто придет к ним в салон связи и снимет с себя одежду.Слоган был предельно прост: «Разденься и получи телефон бесплатно». Как ни странно, но желающих обнаружилось немало, а благодаря множеству фотографий рейтинг этой новости в Сети затмил даже постоянные сообщения о войне в Ираке.

Виды пресс-релизов

В зависимости от цели составления выделяют следующие разновидности пресс-релизов:

• Информационные – содержат какую-либо информацию, которую необходимо донести до общества. Например, о создании новой компании, выпуске «свежеиспеченной» продукции.
• Анонсирующие – извещают о том, что в скором времени произойдет определенное событие, приглашая принять в нем участие, например в качестве зрителя. Это могут быть выставки, мастер-классы, конференции и т.д.
• Рекламные – заключают в себе профессионально составленное сообщение, интересное широкому кругу.
• Пиар-ориентированные – своеобразная сводка, содержащая данные о прошедшем мероприятии (имена участников, итоги, любопытные нюансы и т.д.).
• Динамические – довольно новый и современный тип, который хорошо воспринимается молодежью. Суть в том, что релиз создается не в привычном текстовом формате, а с помощью аудио- и видеоматериалов.

Как написать пресс-релиз?

Основной функцией подобных сообщений является привлечение общественного внимания. Но для начала необходимо заинтересовать своим текстом журналистов, чтобы они представили содержащуюся в вашем релизе информацию в СМИ.

Логично, что для этого часто нужно не так и много – действительно важная (сенсационная, шокирующая, нетривиальная и т.д.) новость. Однако если абы как написать скучную статью, нисколько не заботясь о соблюдении некого свода правил составления релизов, то шансы на публикацию в прессе будут стремиться к нулю.

Конечно, все рекламные материалы создаются с учетом определенных требований и стандартов: , прайс, пресс-релиз – все они нуждаются в грамотном и логичном представлении. Необходимо помнить, что релиз является в какой-то степени навязыванием информации, способом пробудить интерес, и только может принести желанный результат в виде публикации ваших материалов в СМИ.

Каковы же правила составления рассматриваемых документов? Что должно быть в содержании? Существует общепринятый набор необходимых пунктов, своеобразный шаблон, руководствуясь которым написать пресс-релиз не составит труда даже новичку. Рассмотрим структуру статьи:

Помимо наличия определенного содержания, качественный пресс-релиз должен быть составлен с учетом ряда требований:

• Небольшой объем – обычно он колеблется в интервале от одной до трех страниц.
• Форматирование – любая информация воспринимается лучше, если она структурирована, то есть текст разделен на абзацы, в нем есть подзаголовки и списки.
• Бланк организации – по стандартам пресс-релизы рассылаются на фирменных бланках компании с печатями и подписями. Можно приложить и .

Важно: в последнее время широкое распространение получили так называемые медиа-релизы, представляющие информацию посредством аудиофайлов, видеороликов, а также презентаций.

Особенности рассылки пресс-релизов

Некоторым кажется, что написать хороший релиз достаточно для того, чтобы пресса им заинтересовалась, однако это не совсем так – важную роль играет и процесс рассылки текста. Следует обратить внимание на некоторые аспекты:

Важно: сегодня в Интернете есть множество сервисов, чья работа направлена на распространение пресс-релизов. Можно рассылать тексты на новостные и специализированные сайты, подобрав подходящую вам рубрику.

Пресс-релиз – примеры готовые

Конечно, если обратиться к примерам, то легче всего понять, что такое пресс-релиз и как его написать. Выше говорилось, что подобные тексты обычно направлены на освещение абсолютно разных поводов – выпуск новой продукции, интересные события, появление новых , рекламные и благотворительные акции и т.д. Список можно продолжать бесконечно. Рассмотрим несколько примеров.

Вариант №1

Заголовок

МК «Как добавить изюминку в художественный фотопортрет?»

3-5 мая в московской галерее «Гамма» состоится мастер-класс фотографа Юлии Вайкулиной, посвященный созданию необычного художественного портрета.

Основная часть

Для всех людей, интересующихся фотографией как искусством, Юлия Вайкулина – одна из наиболее значимых личностей, на чьи работы хочется смотреть и разгадывать. В ее фотографиях выражена индивидуальность моделей и их неповторимость. Мастерство и глубина восприятия позволяют ей приоткрыть завесу тайны человеческой души с помощью фотоснимка. Юлия уже около десяти лет специализируется на съемке портретов, находя в этой сфере новые горизонты и возможности.

Фотографии Юлии Вайкулиной публиковали известные российские и мировые СМИ: «Огонек», «Комсомольская правда», «Российская газета», «The Times», «Parool», «Liberation», «Focus» и другие. Юлия является победителем престижного международного конкурса «35AWARDS» и неоднократным призером многих российских.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРЕСС-РЕЛИЗА

1.В самом верху страницы при помощи слова «пресс-релиз» или его русского эквивалента «информация для прессы» указывается характер

Документа.

Пресс-релиз лучше печатать на бланке организации, чтобы придать ему профессиональный облик и сделать его узнаваемым для редактора. Следовательно, указывается полное название и почтовый адрес компании, товарный знак, номера контактных телефонов и факса, по которым можно звонить в дневное и ночное время, адрес электронной почты и веб-сайт (если есть).

Многие организации разработали собственный фирменный стиль, чтобы их товары или рекламные сообщения узнавали с первого взгляда. Собственный стиль может заключаться в эмблеме, виде и типе шрифта, цвете или в сочетании этих средств (например, стиль Сбербанка). Это позволяет редактору выделить тот или иной пресс-релиз из множества получаемых ежедневно сообщений.

2. Обязательно указываются фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, с которым редакция может связаться, чтобы получить всю интересующую информацию, - сотрудника, который занимается этим вопросом и достаточно компетентен, чтобы решить возможные проблемы.

3. На пресс-релизе нужно указывать дату, причем ее стоит повторить в нижнем левом углу последней страницы, если пресс-релиз длинный. Как правило, указывается число, когда пресс-релиз будет получен и должен быть распространен по каналам СМИ.

4. Если необходимо, чтобы пресс-релиз не был опубликован до определенного срока, используется временное эмбарго: «Для публикации 1 сентября 12:00» (For Release at 6 p . m . EST Sept . 01). Однако к таким эмбарго не следует прибегать без особой необходимости. Гораздо проще передавать материал с расчетом дня его немедленной публикации. Необходимость в эмбарго может возникнуть, если нужно изложить речь, которая будет произнесена в какое-то определенное время. Если необходимости в эмбарго нет, в левом углу страницы ставится пометка «к публикации» или «для немедленного распространения» (For Immediate Release ). Это значит, что новость готова к немедленному обнародованию.

5. Заголовок размешается по центру страницы. Нужно стремиться, чтобы он укладывался в одну строку.

6. Текст печатается на одной стороне листа, через два интервала, с большими полями для заметок редактора (3-5 см).

В российской практике данный формат редко соблюдается.

7.Пресс-релиз должен быть кратким - желательно, чтобы он поместился на одной странице (около 300 слов). Если информация заняла две страницы, в конце первого листа в нижнем правом углу ставится пометка «см. далее». Дополнительную информацию предпочтительнее давать в приложении к пресс-релизу, чем делать длинный пресс-релиз. Можно сообщить о наличии фотографий по теме или приложить отпечатки снимков.

8. Считается, что абзацы должны быть краткими - шесть строк максимум; при этом значимая фраза в русском языке должна содержать не больше 12-13 слов. Именно такая фраза, не утомляя читателя, способна сообщить в компактной форме одну из идей пресс-релиза. Слова не следует разрывать для переноса. Абзац должен заканчиваться на странице, а не переноситься на следующую.

9. В конце пресс-релиза следует повторить контактные адрес и телефон и указать имя и адрес лица, которое может при необходимости дать дополнительную информацию.

10. В самом конце текста пресс-релиза делается отступ и по центру строки печатается знак «###», который указывает на окончание материала (международный стандарт).

11. Пресс-релиз от имени организации подписывают ее представители.

12. Если пресс-релиз распространяет консультативная или другая посредническая фирма, это указывается вместе с координатами посредника.

13. Шрифт должен быть легко читаемым.

Дополнительные рекомендации:

1. Все абзацы, кроме первого, должны начинаться с красной строки.

2. Лучше не делать никаких подчеркиваний и выделений: редакторы предпочитают сами решать, что нужно выделить.

3. Кавычки используются только для обозначения прямой речи. В названиях сортов и марок кавычки не ставятся.

4. В аббревиатурах (ООН, ВОЗ) точки не ставятся. В публикациях точки ставят только в конце предложения.

5. Числительные от 1 до 9 нужно писать прописью, а далее - цифрами. Различные меры, цены и даты пишутся цифрами. В очень больших цифрах словами пишутся «тысяча» и «миллион». Если предложение начинается с числительного, то предпочтительнее давать его прописью.

6. Лучше избегать, насколько это возможно, букв и не писать ими целые слова. Заглавные буквы должны употребляться только в именах, фамилиях, географических названиях и других именах собственных (например, в названиях компаний).

Наличие общих правил приводит к определенной стандартизации. Именно поэтому в некоторых случаях отступление от стандартной схемы за счет броского и зрелищного дизайна и оформления очень эффективно. «Например, пресс-релиз, посвященный празднику молодого французского вина, был оформлен в виде бокала, внутри которого помещался текст. Это позволило создать вокруг события нужную атмосферу и привлечь максимальное внимание журналистов. Выбор того или иного макета определяется, прежде всего, содержанием новости. В некоторых случаях эффектный дизайн может вызвать к новости дополнительный интерес или же, наоборот, создать вокруг нее ненужный ажиотаж».

Что касается стиля изложения, то необходимо помнить следующее:

· Краткость - сестра таланта. Простые и короткие предложения легче усваиваются аудиторией, что намного повышает эффективность сообщения.

· Каждое предложение должно выражать одну мысль или идею. Логичный и последовательный с точки зрения изложения информации текст поможет воздействовать на восприятие читателей в необходимом направлении.

· Функциональная направленность пресс-релиза - информировать, а не рекламировать, что и должно определять стиль изложения. Основная тональность пресс-релиза определяется не эмоциями, красочными сравнениями, превосходной степенью, а фактами, цифрами, высказываниями экспертов.

· Пресс-релиз создается для определенной целевой аудитории, поэтому его стиль определяется направленностью издания. В некоторых случаях на основе базового пресс-релиза готовятся различные варианты с учетом специфики разных СМИ. Профессионал в области журналистики или связей с общественностью должен знать стилистические особенности разных изданий и уметь соответствующим образом адаптировать свой материал.

Например, пресс-релиз, информирующий о скором конце света, мог бы быть озаглавлен следующим образом :

- для «МК» - «Завтра НЕ БУДЕТ!»;

- для «Ведомостей» - «Индекс РТС больше никогда не изменится»;

- для Playboy - «Сегодняшняя ночь может стать последней. Не пропустите...».

Вся информация должна быть многократно проверена - орфография, имена, даты, названия и т.п. Абсолютная четкость и правильность - залог успеха.

Размещение специалистом по связям с общественностью материалов в прессе предполагает учет следующих правил:

1. Знание сроков. «Время правит любой газетой. Есть определенные сроки подготовки и сдачи материала журналистами, срок подписания в почать готового номера. Поэтому события, претендующие на то, чтобы быть новостью, должны вписаться в конечные сроки (deadlines )» (Для утренних газет - это вечер предшествующего дня (18-19 часов), для вечерних - утро текущего дня.

2. Предоставление материалов в письменном виде. В период приближения сроков сдачи материалов в печать журналисты очень заняты, поэтому материалы следует посылать в письменном виде, лучше с курьером, чем пытаться объяснить по телефону.

3. Адресация пресс-релиза конкретному человеку или редактору. Газеты разделены на тематические отделы (полосы и колонки): бизнес, политика, образование, спорт и т.д. Адресация конкретному журналисту или редактору того или иного отдела значительно повышает вероятность того, что пресс-релиз будет прочитан, по сравнению с адресацией просто «редактору».

4. Экономное использование эксклюзивов. Назначение эксклюзивного интервью одной газете означает, что остальным в этом отказано. Такой шаг вызывает отчуждение других газет.

5. Использование электронной почты. С одной стороны, нельзя ограничиваться рассылкой сообщения по каналам электронной почты: есть довольно много изданий и редакторов, которые не любят электронную почту. С другой стороны, этот способ имеет немаловажное преимущество: если редактора заинтересовало ваше сообщение, с электронным вариантом значительно проще работать.

При выборе электронного способа отправки пресс-релиза стоит обратить внимание на несколько моментов. Во-первых, перегруженность графикой (логотипами, картинками и т.п.) приводит к затратам как времени, так и денег, что вызывает раздражение редакции. В случае необходимости большие файлы лучше архивировать. Во-вторых, файлы должны быть проверены с помощью антивирусных программ (файлы определенных форматов редакции предпочитают на всякий случай уничтожать). В-третьих, прежде чем отправить информацию в СМИ, желательно представить ее на корпоративном сайте, подтвердив тем самым ее важность и актуальность.

6. Запрет на телефонные звонки редактору после отправки пресс-релиза типа: «Дошел ли факс? А что вы собираетесь с ним делать?» Ничего, кроме раздражения, эти действия не вызывают.

Написанный пресс-релиз отправляют в различные информационные агентства и периодические издания, на радио и телевидение. Поскольку информационные агентства, как правило, редактируют пресс-релиз и его полный текст не распространяют, специалисты по связям с общественностью заинтересованы в том, чтобы полный текст сообщения был распространен как можно более широко. Для этого необходимо постоянно вести и обновлять список получателей материалов (базу данных), чтобы пресс-релизы распространялись без задержки. Чаще всего создается несколько списков, отдельный по каждому типу пресс-релизов.

Мы выпустили новую книгу «Контент-маркетинг в социальных сетях: Как засесть в голову подписчиков и влюбить их в свой бренд».

Подписаться

Пресс-релиз несет в себе общественно-значимую историю: ее нужно пустить в массы и раскрутить. Это работа в жанре журналистики, которая передается потом редактору, и он определяет, отправлять ли ее в СМИ. Сегодня мы расскажем, как написать пресс-релиз, приведем готовые примеры с мероприятий и шаблоны.

Подходящие мероприятия

• рассказ о новой программе компании;
• внедрение инновационных продуктов и услуг на рынок;
• рекорды;
• торжественные события;
• культурные мероприятия;
• проведение благотворительных программ.

Пресс-релиз можно написать о любом актуальном событии, причем часто эту значимость притягивают за уши, используя специальные приемы.

Принципы успеха

Новость должна быть интересной, привязанной к текущим событиям. СМИ выбирают актуальные сведения.

Добавляйте подтверждающие материалы. Например, контактная информация: телефоны, электронные ящики, адреса. Фото и видео приветствуются. Отлично подойдут цифры из статистики, которые проинформируют людей о текущей ситуации.

Проверьте, что в вашей статье есть развитие событий. Динамическая новость цепляет взгляд читателя и ведет его до последних строк. Используйте для этого места и описания действий.

Пресс-релиз должен охватывать одну новость. Сосредоточьтесь на важном мероприятии и не пытайтесь охватить несколько событий, склеив их в одном обзоре.

По этому же принципу: один абзац - одна мысль. Самое важное пишем в начале, все остальное - по убыванию значимости к концу. Редакторам будет проще брать абзацы с четкой выраженной мыслью и менять их местами или вовсе убирать. Так он сможет сделать более привлекательный текст, обрезав последние абзацы с незначительными деталями.

Описываемые события должны нести новизну. Что-то произошло впервые, и это вызывает интерес. Но указывайте точные даты при освещении обстоятельств или опустите их вовсе. Неточность не вызывает доверия у аудитории.

Структура пресс-релиза

Элементы

Пресс-релизы пишутся по определенному шаблону. Они содержат:

• Дату мероприятия.
• Цепляющий заголовок.
• Информативный анонс.
• Место проведения.
• Причину события.
• Актуальность мероприятия.
• Основной текст новости.
• Комментарий от первого лица.
• Краткая информация о фирме.
• Сведения по тематике.
• Ссылки на фото и видео.
• Контактную информацию.

Рассмотрим основные элементы подробнее.

Композиция

• Заголовок.
• Основной текст.
• Справка о компании.
• Контактная информация.
• Дата.

Значимость

Помимо классических вопросов что, где и когда, нужно ответить после истории и на вопрос «Ну и что?». Чем удачнее ответ, тем больше вероятность пройти проверку редактора. Нужно не употреблять шаблонные фразы про большую значимость или актуальность, а информативно и аргументированно описывать позицию.

Заголовок

Заголовок должен содержать главную мысль сообщения. Желательно употреблять в нем глагол настоящего времени.
Не подойдут абстрактные названия, из которых нельзя понять о чем конкретно сообщение. К таким приемам относятся пословицы, умные фразы, клише и другие мудрые изречения, не относящиеся к сути.

Хороший заголовок пресс-релиза:

Плохой заголовок:

• Продвижение бренда в Инстаграм.
• Мечты сбылись.
• Жизнь не дает непосильных испытаний.

Название компании в название лучше не выносить. Редакторы бдительно следят за рекламой и ищут ее даже между строк. Если работу заберут на публикацию, то все моменты с упоминанием могут вырезать. Однако это не правило. Исключения составляют авторитетные компании, названия которых знает каждый.

Лид

Лид - это главный абзац всего релиза. Первый после заголовка, отмечается особым шрифтом и выполняет две противоположные функции: дает всю исчерпывающую информацию и одновременно заинтересовывает читателя ознакомиться с текстом до последних строк. Далеко не все читают статьи от и до, поэтому важно суть вынести в заголовок и в лид. Десерт подается первым, а потом уже второе и первое, по желанию читателя.

Лид может быть фактическим: отвечает на вопросы что, где, когда. Что произошло, в какое время и в каком месте. Обычно содержит один факт. Как вариант, он может содержать комментарий действующих лиц. Или подводить итоги. Или интриговать читателя, сопоставляя удивительные факты.

Текст

Строится по принципу перевернутой пирамиды. Самое важное - в начале. Не нужно готовить читателя, как обычно учат нас делать. Сейчас идет активная борьба за внимание, и цеплять нужно с первых строк, иначе он уйдет к другому материалу. Например, по правилам журналистики, предысторию пишут после основной истории, в середине или в конце. Прием применяется с целью преподнести главное сразу.

О чем говорил заголовок или лид не повторяется совсем или пишется другими словами. В основном тексте идут подробности для самых любопытных читателей, которые остались после лида.

Прямую и косвенную речь лучше сбалансировать: яркие высказывания давать в точной форме, а остальные передавать своими словами. Людей при этом лучше упоминать в формате имя и фамилия, а в заголовке допустимо только по фамилии.

Информация о компании

Справка о компании должна быть небольшой и содержать все важные сведения. Не нужно перезагружать ее излишними деталями, иначе они перевесят весь пресс-релиз.
Разрешается редактировать ее с помощью кегля шрифта, чтобы добиваться зрительного уменьшения размера на фоне остального текста.

Контакты

Контактные данные оставляются для того, чтобы редактор мог связаться с автором пресс-релиза и задать вопросы, уточнить какие-то детали.

Дата

Дата выпуска также указывается в релизе. Ее можно прикрепить сверху до заголовка или снизу после справки и контактной информации.

Оформление пресс-релиза

Пресс-релиз не должен занимать большое количество места. Его максимальный объем должен укладываться в рамки 2500 знаков без пробелов (приблизительно полторы страницы А4) с учетом того, что редакторы что-то уберут. Рекомендуемый объем - одна страница.

Заголовки нужно печатать с большой буквы и соблюдать правила русского языка. Никаких больших букв из Caps Lock: редакторы переделывают заголовки под образец для дальнейшей верстки, и непригодные они будут перепечатывать. И не факт, что ошибок в именах и названиях не будет. Для выделения на общем фоне используется жирный или полужирный шрифт.

Абзацы обязательно выделяются красной строкой. Допустимо не отмечать ею заголовок, подзаголовок и надзаголовок. Визуально красная строка разделяет текст и не пугает читателя большим объемом.
По длине абзацы должны быть не больше 6 предложений. Чтобы текст не выглядел монотонным, их можно писать разной длины и чередовать.

В тексте должны быть стандартные цифровые тире «-», а не короткий дефис «-». Кавычки используются елочки «», а не “”. Кроме того, необходимо очистить текст от лишних пробелов. Это показывает культуру автора.

Перед тем, как вводить аббревиатуры, нужно дать полную расшифровку, а в скобках указать сокращенный вариант и только потом использовать сокращение. Но следует помнить: нагромождение аббревиатур ухудшает читабельность текста. Чередование аббревиатур с синонимами, местоимениями и полными расшифровками помогают избежать этой проблемы.

Итоговая работа должна высылаться в текстовом формате, вне зависимости от того, какая программа была использована. Недопустимо отправлять файлы картинкой: перебивать текст вместо вас никто не будет.

Обязательно укажите дату.
Правильно оформленный текст придаст вашей работе профессионализм.

Образцы

Примеры работ:

Приведенные примеры наглядно показывают, как пишется пресс-релиз. Плюсы этих работ:

• цепляющий, короткий, информативный заголовок;
• уже из вступительной части можно узнать новости;
• качественное описание действующих лиц;
• заключение с контактами или упоминание компаний.

Если вы пишите сами, то прочитайте пару примеров и вникните в основные правила. Так будет легче понять, что от вас требуется.

Подводим итоги

Написание пресс-релизов требует предварительной подготовки: изучение структуры, включение основных элементов. Он должен описывать значимые события, отвечать на вопросы что, где, когда, содержать контактную информацию для подтверждения.